行政相談制度を一口で定義するならば、その機能は、総務庁及び行政相談委員が国民の行政に関する苦情や意見・要望を受け付けて関係行政機関にあっせん・通知するという権限を持って解決を促進していくというところがポイントである。そのために総務庁は、自らの地方支分部局を各県に置いており、その中で機動的に受付のためのサービスとして行政苦情110番を設けている。又、全国に、市民の中から有識者、地域において信望のある方5000人を行政相談委員として委嘱して配置している。又、現実のそうした物理的な窓口として、大都市には「総合行政相談所」を開設している。これが主な仕組みになっている。